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Formularios web para los que no somos programadores

Javier Martín Rodríguez Coordinador Biblioteca CRAI Blog Bien informados Publicado 26 Junio 2016

Personalmente creo que una de las funcionalidades que más valor aporta a una página web son los formularios, unas cajas de texto con desplegables de opciones que permiten solicitar un producto o servicio, recoger su opinión, o pedir ayuda. Sin embargo, la utilización de formularios suele ser un tema complicado ya que su manejo solo está al alcance de desarrolladores y para poder utilizarlos se necesitan herramientas del lado del servidor .

No soy programador, así que lo mejor será utilizar un servicio de formularios externos en modelo de software como servicio (SaaS). En mi opinión, un buen servicio de formularios SaaS debería permitir:

  • Integración de una forma sencilla y natural en la web en la que están prestando servicio, tienen que ser altamente personalizables, y mostrarse adecuadamente tanto en la pantalla de un teléfono móvil como en la de un ordenador de sobremesa.
  • Permitir diferentes tipos de preguntas (cerradas o abiertas), de valoración en escala, de selección por texto o imagen, e incluir una lógica que permita establecer itinerarios en el formulario en función de las contestaciones que los usuarios dan a determinadas preguntas.
  • Incorporar automáticamente los datos relacionados con el producto o servicio que se quiere solicitar si este ya ha sido visualizado anteriormente, e incluir los datos del usuario que realiza la petición en caso de que ya se haya validado.
  • Gestionar avisos y comunicaciones con el servicio encargado de tramitar las solicitudes.
  • Volcar automáticamente los datos recogidos en otros servicios o programas informáticos desde los que serán gestionados.
  • Ofrecer información estadística, como el número de veces que se ha completado una solicitud, o la cantidad de veces que se ha dado una determinada respuesta a una pregunta. También deben poder exportar los datos recogidos para su procesamiento o análisis estadístico en software específico como SPSS o Excel.
  • Ser seguro, por ejemplo no permitiendo la inyección de código malicioso a través del formulario, y asegurando que los datos introducidos solo son accesibles para los administradores de a cuenta.

En la biblioteca en la que trabajo llevábamos mucho tiempo buscando un servicio de estas características, habíamos probado Google Forms y algunos módulos de formularios para CMS como Joomla o Drupal, pero no encontrábamos ninguno que contase con todas las funcionalidades que necesitábamos; hasta que mi compañero Antonio Alonso encontró la solución en una startup en Barcelona que estaba trabajando en el desarrollo de este tipo de formularios. Su producto se llamaba Typeform y acababan de lanzar el servicio en beta a clientes. Después de evaluarlo concienzudamente durante el año pasado nos convenció, y hace poco lo contratamos a un precio razonable.

Después de unas semanas trabajando en la implementación e integración con los servicios web existentes, ya tenemos en marcha el nuevo sistema de formularios para la petición de servicios y recursos, y encuestas de Biblioteca CRAI. Las ventajas en nuestro caso son muy evidentes:

Anuncio de puesta en marcha del nuevo servicio de formularios de la Biblioteca CRAI Dulce Chacón

  • El tiempo de implementación, incluyendo la personalización y la gestión de avisos y comunicaciones ha sido reducido. No hemos necesitado contar con un programador para ponerlo en marcha.
  • EL sistema anterior empleaba muchos tipos de solicitudes heterogéneas: plantillas empotradas en correos electrónicos, formularios nativos del catálogo sin posibilidad de personalización, e incluso formularios en papel que debían ser procesados de forma manual. Ahora las gestionamos todas en un único sistema vía web.
  • Una buena parte de estas solicitudes se lanzan desde el catálogo de la Biblioteca CRAI, pero solo son visibles cuando son relevantes. Por ejemplo, cuando se ofrece la posibilidad de enviar un libro que está en una sede a otra diferente. Mi compañero Antonio ha realizado unos sencillos scripts con Jquery que se encargan de ello (hay muchos ejemplos en la web sobre cómo manejarlos).
  • La configuración de los scripts incluye la incorporación automática de datos: cuando el usuario hace clic sobre el formulario, los datos del libro que se está visualizando se añaden como parámetros a la URL. De esta forma el formulario incorpora automáticamente esos parámetros a los campos del formulario y el usuario no tiene que teclearlos de nuevo.
  • Esta aplicación gestiona muy bien las comunicaciones, incluyendo el manejo de datos introducidos en el formulario, o la utilización de expresiones regulares (este tema ya es un poco más complejo). Permite, por ejemplo, avisarnos por correo electrónico cuando un usuario quiere que le enviemos un libro al mismo tiempo que le envía un acuse de recibo.
  • Los datos de los formularios se pueden volcar automáticamente a cientos de aplicaciones diferentes gracias Zapier, una aplicación tipo IFTTT (If then do that) muy sencilla de manejar. Gracias a ello, un formulario para reservar una sala de trabajo en grupo puede crear, de forma automática, una entrada en un calendario accesible vía web como Google Calendar.
  • Tenemos información estadística actualizada en tiempo real como por ejemplo, cuantas solicitudes se han rellenado, en qué tipo de dispositivos, cuánto tiempo es necesario para rellenar los formularios, etc.
  • Hemos mejorado la eficiencia, ahora todas las solicitudes son perfectamente legibles, e incluyen toda la información necesaria para poder gestionarlas, y son procesadas en cuanto se reciben.

Si quieres ver las características técnicas de Typeform esta es su página, y en esta otra puedes ver el resultado que hemos conseguido con esta aplicación.

Página de salida de un formulario de solicitud de consulta de materiales de la Biblioteca CRAI Dulce Chacón.

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Comentarios (1)
24 Octubre 2016 10:46 am Responder

Descomunal, formato de tu blog! ¿Cuanto tiempo llevas bloggeando? haces que leer en tu blog sea entretenido. El aspecto total de tu web es currado, al igual que el material contenido! Saludos

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